Cahier des Charges : 5 avantages qui le rendent indispensables

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Lorsqu’on débute un nouveau projet web, la notion de cahier des charges peut faire peur. Généralement, toutes les actions administratives à effectuer sont envisagées, avant même de se lancer dans la rédaction. On pourrait croire qu’il est contre-intuitif à l’heure des méthodes agiles et de cette volonté des entreprises d’aller plus vite dans la conduite de projet.

Néanmoins, le cahier des charges d’un site internet est un élément indispensable au succès de sa création car il détermine les critères auxquels le site internet doit répondre. Qu’il s’agisse de la création des contenus, du design, des objectifs à remplir, des fonctionnalités et des techniques attendues, le cahier des charges est une véritable feuille de route que vous devrez suivre en collaboration avec votre prestataire qu’il s’agisse d’une agence web, un freelance ou encore une agence en ligne.

Mais alors me diriez-vous, c’est bien beau cela, mais pourrait-on avoir quelques détails s’il vous plait ? C’est justement la raison de cet article !

Un cahier des charges vous protèges.

L’assistance à la rédaction de votre cahier des charges est donc le fait de faire appel à un spécialiste pour spécifier les besoins, l’environnement et les fonctionnalités de votre projet de création de votre site Internet ou de votre application mobile.

Vous protéger contre les erreurs de compréhensions

Rédiger un cahier des charges est une bonne façon d’inclure, dès le début, tous vos collaborateurs au projet. Votre rôle est de raconter une histoire, celle que vous allez écrire ensemble sur de nouveaux projets de formations digitales.

Communiquer permet de créer de l’engagement et de la motivation tout en évitant les erreurs de compréhensions.

Protéger les intérêts de votre entreprise

Avoir un cadre vous permettra d’éviter notamment les dérives, en terme de coût et de délais. C’est une garantie sur la qualité de la formation qui sera délivrée. Ce document doit être un support pour se remettre en question avant même d’avoir démarré votre projet de Digital Learning. Cette nouvelle formation correspond-elle aux attentes des commanditaires ? S’inscrit-elle dans le cadre d’un plan de formation global pour mes collaborateurs ? Est-ce la bonne méthode pour former les équipe sur une problématique précise ?

Un cahier des charges vous aide à vos poser les bonnes questions

Le cahier des charges d’un site web est un document de synthèse qui va permettre à votre agence de comprendre le contexte et les objectifs de votre projet. De manière plus pragmatique on peut aussi parler d’expression de besoin.

Sa rédaction vous permettra également de clarifier et d’affiner votre projet. Il n’existe pas par définition de modèle type de cahier des charges web. Tout est fonction de votre projet, de la nature de vos attentes et de vos besoins, des enjeux et de son niveau de technicité

La complexité de votre projet

Comme évoqué ci-dessus, la durée de la rédaction d’un cahier des charges varie en fonction de la complexité de votre projet. Pour un site vitrine, par exemple, le cahier des charges est très simple à concevoir.

En fonction des entreprises spécialisées, le cahier des charges pour un site internet vitrine ne vous coûtera rien parce que le prestataire se contentera de lister vos besoins directement lors de votre premier rendez-vous. Attention cependant à bien demander au prestataire de vous fournir un document qui liste l’intégralité des fonctionnalités recensées.

Les éléments clés

Un cahier des charges technique encadre davantage les travaux que doit réaliser votre sous-traitant. En imposant dans le détail les caractéristiques techniques, vous n’avez qu’à vérifier la conformité de l’approvisionnement. C’est donc idéal si vous n’êtes pas sûr de la qualité de votre sous-traitant.

A l’inverse, le cahier des charges fonctionnel laisse plus de marges à votre sous-traitant. Toutefois, il demande de votre part une maîtrise technique beaucoup plus importante. En effet, pour ne pas avoir de mauvaise surprise lors de l’approvisionnement, vous devez être sûr que vos spécifications sont exhaustives et que vous avez considéré toutes les interfaces en jeu. En tant que client, vous endossez donc davantage de responsabilités.

Un cahier des charges vous permet de comparer des offres équivalentes

Se faire comprendre des prestataires

Une bonne communication sur votre projet vous assurera un soutien tout au long des actions nécessaires à sa mise en place. C’est donc un gage de réussite qu’il ne faut surtout pas négocier.

Le premier jalon est alors le cahier des charges dans une version synthétisée et facilement communicable, par exemple. Si vous pensez votre projet web tout seul derrière votre bureau, cela ne fonctionnera pas.

Le cahier des charges est également un outil pour échanger avec l’ensemble des acteurs du projet : du commanditaire aux prestataires en passant par les départements marketing et communication de votre entreprise.

Faire jouer la concurrence

Si ce regroupement des demandes fonctionnelles est important pour créer les bonnes conditions à un projet piloté par les enjeux, le cahier des charges d’un site internet permet toujours d’apprécier les différences de couverture fonctionnelle entre les différentes solutions comparées et favorise l’adoption de critères de choix objectifs et pertinents.

C’est pour cela que la recherche d’agilité ne doit pas écarter la formalisation des besoins fonctionnels mais pas forcément comme on l’a toujours fait dans les cahiers des charges. Une approche plus innovante pourrait être intéressante comme nous allons le voir…

Un cahier des charges vous fait gagner du temps

Prendre le temps maintenant pour accélérer par la suite

Un cahier des charges est un socle de travail qui sert notamment à cadrer un projet ou une mission. Il peut aussi être utilisé comme support organisationnel ou de travail, d’échange et de discussion entre une entreprise et ses partenaires économiques (intervenant, prestataire, fournisseurs…).

Prendre le temps de créer le cadre de votre projet vous fera gagner un temps précieux par la suite.

Un projet réussi vous évite de perdre votre temps

Rédiger un bon cahier des charges a de nombreux avantages pour la réussite de votre projet. Il vous permet d’une part de bien délimiter le contexte et les besoins fonctionnelles et d’autre part d’obtenir des devis précis lorsque vous faites appel à des prestataires pour la réalisation.

Un cahier des charges vous apporte de la sérénité

Un cadre détaillé de votre projet

A partir d’une grille contenant les besoins essentiels et des principaux objectifs fixés au projet web, le prestataire pourra réaliser une étude préalable et commencer à le maquetter pour que la projection de l’entreprise dans la solution permette une adoption et un choix plus pertinent que s’il avait fallu attendre la finalisation du cahier des charges.

En effet, le Proof of Concept consiste à réaliser une « maquette » à partir des données réelles de l’entreprise pour que les démonstrations des solutions soient beaucoup plus concrètes en étant réalisées à la fois sur les processus clés et les données réelles de l’entreprise. Cela rassure les responsables métiers impliqués dans le choix qui peuvent mieux comparer les solutions et mieux apprécier comment les utilisateurs finaux les utiliseront…

Concentrez-vous sur l’essentiel

Il existe des cahiers des charges marketing et des cahiers des fonctionnels Quand il est utilisé dans le cadre d’un projet de développement agile, le cahier des charges fonctionnel est souvent rédigé par le chef de projet et présenté au client pour vérification et approbation. Il fournit :

Votre entreprise ne possède pas de site internet mais vous avez prévu de faire appel à un prestataire pour le réaliser prochainement ? Un site web est très important pour communiquer sur internet et permettra à vos clients ou futurs clients de trouver des informations sur vos prestations ou bien d’acheter vos produits en ligne.