Qu’est ce qu’un cahier des charges en 2021 ?

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En particulier dans le milieu de web, le cahier des charges est l’un des éléments clés de la collaboration entre plusieurs entités ou même plusieurs équipes d’une même entité.

Si son rôle et son contenu sont parfois abstraits pour les néophytes, n’en doutez pas, c’est un document très répandu dans le milieu de l’informatique et aujourd’hui du digital, en passant dans le web, mais pas seulement.

En effet, vous avez peut-être déjà rencontré ce type de document. Votre entreprise s’est sûrement déjà retrouvée confrontée à cet épineux sujet : la rédaction d’un cahier des charges, en vue d’un appel d’offres ou pour votre équipe.

Au travers de nos projets, nous nous sommes aperçus que nos clients ne savaient pas forcément rédiger un cahier des charges représentant l’intégralité de leurs besoins. C’est pourquoi vous propose une série de trois articles pour balayer les caractéristiques d’un cahier des charges et les méthodes pour le rédiger au mieux !

Un cahier des charges vous aide à définir votre projet

Un cahier des charges pour rentrer dans le détail

Dans un cahier des charges, il ne faut pas hésiter à rentrer dans les détails. Définissez toutes les fonctionnalités désirées, leurs contraintes et leurs objectifs. Si tout ne peut pas être réalisé ou ne rentre pas dans votre budget, cela aura au moins le mérite d’être pensé et ces fonctionnalités pourront être mises en place plus tard. Ne lésinez donc pas sur les détails concernant votre projet.

Lorsque le prestataire reçoit votre cahier des charges, il est difficile pour lui de savoir quelles sont vos ressources à disposition, tant humaines que financières. Pour leur éviter de fouiller le web pour trouver des informations sur vous, donnez-leur les informations dont ils ont besoin. Spécifiez le budget alloué, donnez une fourchette s’il n’est pas encore totalement arrêté. Choisissez l’équipe qui s’occupera de la gestion du projet, et le temps que vous jugez nécessaire à sa réalisation. Cela pourra être redéfini plus tard, mais ce sont des indications essentielles pour la mise en place d’une stratégie et de la conception du projet.Pour en savoir plus sur la conception d’un cahier des charges, n’hésitez pas à télécharger notre livre blanc :

Un cahier des charges pour clarifier la répartition des rôles

Les intervenants: présentation de l’équipe projet, des différents intervenants internes et externes et de leur rôle respectif dans le projet.

Un cahier des charges est un document visant à définir exhaustivement les spécifications de base d’un produit ou d’un service à réaliser. Outre les spécifications de base, il décrit ses modalités d’exécution. Il définit aussi les objectifs à atteindre et vise à bien cadrer une mission.

En interne (En France, ce nom désigne un médecin, un pharmacien ou un chirurgien-dentiste, à la…), le cahier des charges (Un cahier des charges est un document visant à définir exhaustivement les spécifications de base…) sert à formaliser les besoins et à les expliquer aux différents acteurs pour s’assurer que tout le monde est d’accord. Il sert ensuite à sélectionner le prestataire et à organiser la relation tout au long du projet (Un projet est un engagement irréversible de résultat incertain, non reproductible a…).

Il est considéré comme un référentiel contractuel partagé par le prestataire et l’équipe interne, ce qui en fait un outil (Un outil est un objet finalisé utilisé par un être vivant dans le but d’augmenter son…) fondamental de communication (La communication concerne aussi bien l’homme (communication intra-psychique, interpersonnelle,…) du chef de projet (Un chef de projet, en informatique est la personne chargée de contrôler le bon déroulement du…).

Le cahier des charges peut être simplifié ou beaucoup plus élaboré. Il peut être accompagné de plusieurs documents, par exemple un « cahier de conception » qui guide l’esprit du projet à réaliser, afin de séparer les aspects conceptuels des aspects normatifs.

Si vous repérez des contraintes qui pourraient compromettre le projet, créez également un registre des risques et documentez-les comme tels.

La cahier des charges pour assurer le déroulement du projet

La rédaction d’un cahier des charges (CDC) est une étape indispensable lorsque l’on souhaite mettre sur pied un projet. C’est un document qui permet au maître d’ouvrage d’expliquer et de préciser clairement ses besoins et attentes. Ce support facilite la tâche au prestataire et permet aux différents acteurs d’être sur la même longueur d’onde.

Rédiger un tel document n’est pas un exercice facile, car il comporte de nombreuses exigences. Comment rédiger un cahier des charges ? Quelle est l’utilité de ce document ? Quelles sont les fonctions et la forme de cet outil de pilotage de projets ? Dans cet article, je vous montre tout ce qu’il faut savoir sur le CDC.

Lorsque le prestataire reçoit votre cahier des charges, il est difficile pour lui de savoir quelles sont vos ressources à disposition, tant humaines que financières. Pour leur éviter de fouiller le web pour trouver des informations sur vous, donnez-leur les informations dont ils ont besoin.

Spécifiez le budget alloué, donnez une fourchette s’il n’est pas encore totalement arrêté. Choisissez l’équipe qui s’occupera de la gestion du projet, et le temps que vous jugez nécessaire à sa réalisation. Cela pourra être redéfini plus tard, mais ce sont des indications essentielles pour la mise en place d’une stratégie et de la conception du projet.Pour en savoir plus sur la conception d’un cahier des charges, n’hésitez pas à télécharger notre livre blanc :

Décrire les contraintes. En termes de temps, de budget, de planning, de juridiction… Un projet se déroule sur une période donnée, avec un budget prévu à cet effet.

Le second avantage à cela est qu’il vous permet de prioriser votre travail. Votre cahier des charges doit vous permettre de distinguer l’essentiel du facultatif, ce qui vous permet donc de pouvoir démarrer un projet plus rapidement et de pouvoir mettre en ligne et diffuser une 1ère version fonctionnelle, que vous pourrez ensuite étoffer au fur et à mesure. N’oubliez pas que dans tout projet web, ou tout projet applicatif, il est toujours préférable de sortir une version moins complète mais stable, plutôt que d’attendre la version définitive de votre produit qui pourrait ne jamais voir le jour.

Les intervenants: présentation de l’équipe projet, des différents intervenants internes et externes et de leur rôle respectif dans le projet.

Mettre à plat les faiblesses et les forces de l’existant, définir les objectifs du nouveau projet, en bref, mettre vos idées au clair est tout bénéfice pour votre projet web, quels que soient ses intervenants. Le cahier des charges est une forme de briefing officialisé.

Clarifier son besoin gràce au cahier des charges

 

S’accorder sur un niveau d’exigence Pour certains projets, notamment ceux qui requièrent un niveau de sécurité ou de performance élevé ou la gestion de données sensibles, un « accord de service » (SLA ou Service Level Agreement) permettra de spécifier le degré de qualité de service exigé entre les parties. Cet accord négocié contribue à établir une relation de confiance. Il vise à s’assurer que les besoins et attentes sont clairement définis et prévoit des critères d’évaluation objectifs du respect des engagements mutuels. On y trouve la description du service, le degré de réactivité, la définition de fiabilité, le processus pour signaler un problème, le temps de réponse, le processus de suivi des performances, etc.

La partie technique d’un Cahier des Charges doit se limiter à énumérer les contraintes techniques avérées. Le recours à tel ou tel serveur d’applications, le budget (Un budget est un document comptable prévisionnel distinguant les recettes et les dépenses.) de fonctionnement, la plate-forme de déploiement par exemple. L’erreur la plus courante est de confondre préférences et contraintes. Ceci cause des incompréhensions et des remises en causes aussi tardives que dramatiques. Pour remédier à ce problème, il faut confier la rédaction du cahier des charges à un non technicien et fournir le même niveau de détail pour chaque besoin.

Un cahier des charges fonctionnel (CdCF) est un outil requis pour déceler et exprimer le besoin (Les besoins se situent au niveau de l’interaction entre l’individu et l’environnement. Il est…) par une approche systémique (La systémique – du grec « systema », « ensemble…).

Cette partie de votre CDC sera très importante : vous devez comprendre et prendre en compte les besoins de votre cible. Parfois, ils vont se recouper avec les vôtres, mais ce n’est pas systématique.

Le cahier des charges formalise les besoins dans le cas d’un projet de site web, d’intranet ou d’application mobile. Il présente le contexte, les objectifs à atteindre, le niveau de qualité, les contraintes et le périmètre du projet. Il fixe la collaboration entre les différents acteurs. Le cahier des charges définit également les modalités financières et les aspects juridiques.

De nombreux entrepreneurs souhaitent créer leur entreprise. Bien souvent cela commence par une idée, l’identification d’un besoin insatisfait, l’intuition qu’un concept pourrait convenir pour répondre aux attentes de certaines personnes.

Enfin, indiquez dans le cahier des charges l’ensemble des intervenants dans la conception du site Internet, que ce soit les interlocuteurs internes ou externes à l’entreprise. Précisez à chaque fois le nom, prénom, rôle, email et numéro de téléphone. Cela permettra de gagner du temps pour s’adresser en fonction des besoins à tout le monde quand c’est nécessaire ou à une personne précise.

Historiquement, la norme AFNOR NF X50-151 a longtemps servi de modèle de cahier des charges fonctionnel, pour les projets industriels et informatiques. Elle a été remplacée en février 2013 par la norme NF EN 16271 qui décrit non seulement la mise en œuvre du cahier des charges fonctionnel , mais aussi celle de l’analyse fonctionnelle et de l’expression fonctionnelle du besoin.

Imaginons maintenant que les achats participent à la définition du besoin. Le cahier des charges va naturellement se diriger vers un cahier des charges fonctionnel laissant le champ des possibles aux fournisseurs consultés et laissant notamment la place aux innovations. L’acheteur pourra même demander conseil aux différents fournisseurs pour construire une définition du besoin cohérente aux vues des différentes solutions que peut proposer le marché. Comme vous pouvez l’imaginer, le TCO sera nettement plus intéressant.

Il faut savoir que le cahier de charges vit tout au long du projet. Imposer une lecture fastidieuse est le meilleur moyen pour que personne ne l’utilise. Sa rédaction doit favoriser les résumés (une page maximum), les listes à puce et les tableaux. En général, il est constitué de quatre parties. La première explique pourquoi le projet existe, quels sont ses objectifs et qui le pilote : rôles respectifs de la Maîtrise (La maîtrise est un grade ou un diplôme universitaire correspondant au grade ou titre de…) d’ouvrage et de la Maîtrise d’œuvre (MOA et MOE), procédures de validation, etc. La seconde ( Seconde est le féminin de l’adjectif second, qui vient immédiatement après le premier ou qui…) énumère les besoins fonctionnels, techniques et organisationnels ainsi que les contraintes et les exigences. La troisième partie liste les prestations attendues. La quatrième partie définit le cadre de la réponse : planning de l’appel d’offres, documents attendus, etc.

Indiquer le niveau technique requis par le cahier des charges

La partie technique d’un Cahier des Charges doit se limiter à énumérer les contraintes techniques avérées. Le recours à tel ou tel serveur d’applications, le budget (Un budget est un document comptable prévisionnel distinguant les recettes et les dépenses.) de fonctionnement, la plate-forme de déploiement par exemple.

L’erreur la plus courante est de confondre préférences et contraintes. Ceci cause des incompréhensions et des remises en causes aussi tardives que dramatiques. Pour remédier à ce problème, il faut confier la rédaction du cahier des charges à un non technicien et fournir le même niveau de détail pour chaque besoin.

Rédigez quelques mots pour exposer le fondement de la demande. Vous vous dites peut-être qu’un développeur n’est intéressé que par la partie technique. Détrompez-vous, nombreux sont ceux qui aiment voir la finalité de leur travail.

De plus, donner du sens au développement facilite la compréhension de vos besoins et de vos contraintes. Le dialogue futur n’en sera que plus facile.

Enfin, en définissant le problème – en démontrant ainsi le bien-fondé de votre requête – vous avez plus de chances de voir atterrir votre cahier des charges sur le haut de la pile des dossiers à traiter dans le bureau d’à côté.

A votre avis, quel type de cahier des charges les acheteurs préfèrent ? Comme dit précédemment, certaines personnes pensent aider le service achats en donnant comme cahier des charges une référence avec un fournisseur et parfois même un devis. On se rend compte très vite de la limite d’action de l’acheteur. Il ne va pouvoir consulter qu’un seul fournisseur et obtiendra qu’une seule solution. De plus lorsque le fournisseur a déjà réalisé un devis auprès d’un service technique (bureau d’étude, SAV, maintenance, …) la marge de négociation de l’acheteur est très limitée.

Il sera par la suite transmis pour servir de base au cahier des charges technique, qui traduit les besoins fonctionnels en spécifications techniques.

Le cahier des charges liste chaque dépendance et chaque contrainte

Créez un registre des dépendances et des contraintes (vous voudrez peut-être faire une petite recherche en ligne pour trouver quelques idées de modèles) et utilisez-le pour documenter toutes les contraintes que vous pouvez identifier.

Le contexte: présentation du cadre du projet, des besoins, des cibles, des objectifs, du marché et de la concurrence, de l’historique du projet, des contraintes et des risques, des indicateurs de succès ; en cas d’évolution, présentation des forces et faiblesses de l’existant.

Si le projet a des contraintes spécifiques, il ne faut pas hésiter à les mettre en avant le plus tôt possible. Par exemple, cela peut être la connexion à la base de données client déjà existante en magasin du client. Si vous en avez, indiquez-les car elles peuvent avoir un impact sur le développement de votre projet.

Des contraintes techniques ont peut-être déjà été listées lorsque vous avez défini le contexte de votre problème. Cependant, il se peut que vous souhaitiez des limites particulières telles qu’un technologie spécifique, une compatibilité à imposer, etc…

Il existe également des contraintes de temps liées à la publication de votre application mobile sur les stores Apple et Google Play. Il faudra compter un délai de révision de l’application par les équipes d’Apple et de Google avant sa publication définitive. Celui-ci est variable selon les plateformes : 1 journée environ pour Google Play, 2 jours pour Apple Store.

Vous l’aurez compris, la rédaction d’un cahier des charges n’a rien d’anodine et elle permet d’entamer les choses sérieuses sans prendre trop de risque.

C’est d’ailleurs pour cela que nous avons créé pour vous un générateur gratuit de cahier des charges pour la création de votre site internet !